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Crie um relatório eficaz em 3 passos.

As ações de uma empresa devem, primordialmente, se basear em dados, sejam eles números do mercado ou coletados internamente, mas é através deles que os caminhos são balizados. Os relatórios surgiram como um meio de avaliar e acompanhar os efeitos destas medidas. O problema surge quando você se vê, ainda mais nos dias de hoje, diante de uma série de números, categorias, gráficos e infindáveis dados que serviriam para auxiliar você, mas proporciona confusão e dúvida.

Como criar um relatório efetivo?

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Antes de elaborar uma série de gráficos, pesquisar ferramentas e encontrar um layout que cause boa impressão, defina as suas necessidades básicas. Para isso faça algumas perguntas:

1.Este relatório baliza alguma decisão?

2.Quem vai ler este relatório?

3.Quais os dados imprescindíveis de um relatório?

Embora sejam perguntas simples, elas vão guiar cada elemento do seu trabalho, de forma que ele fique coerente e útil. Acompanhe os desdobramentos de cada pergunta.

Este relatório baliza alguma decisão?

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Como dito no início do artigo, um relatório é essencialmente uma forma de acompanhar uma medida realizada pela empresa e também influenciar novas ações. Se o seu relatório não for pertinente o suficiente para atender este requisito, repense se ele é necessário. Talvez uma amostragem rotineira, através de um e-mail, um painel na TV já atendam a necessidade. Já imaginou a bolsa de valores consultando um relatório de 10 páginas para saber o valor de cada moeda?

Ao ponto em que o relatório é necessário, prossiga para a próxima pergunta.

Quem vai ler este relatório?

Números não falam por si só. Entender o contexto dele, a forma como foi coletado e também a sua utilidade são fundamentais. Os dados que você apresenta devem se comunicar com o receptor, sem que você precise os explicar! Imagine que você irá apresentar o relatório para a equipe mas não pode falar nenhuma palavra, difícil? Não se o seu relatório conversar com os receptores.

Entenda a forma de pensar da equipe, utilize as nomenclaturas que o seu time fala, mesmo que coloquiais, pois é para eles que o relatório vai ser apresentado. Se o nível técnico da equipe é elevado, então antecipe perguntas deles apresentando dados mais profundos ou com dados navegáveis. O importante aqui é avaliar o grau de entendimento do seu relatório.

Quais os dados imprescindíveis de um relatório?

Este item parece besta, mas acredite: ele é o erro de muitos profissionais! Quando se está criando um relatório há vários dados que parecem interessantes, (é provável que sejam) mas antes de cair nesta armadilha lembre-se da primeira pergunta: ele servirá de base para quê? Se o dado que você coletou é interessante mas não contribui efetivamente com essa decisão, é melhor retirá-lo.

O seu relatório deve conter duas fases: os dados fundamentais (resumidos e detalhados), e os dados complementares (somente resumidos). Lembre-se que o time possui várias atribuições no dia-a-dia, e como o relatório serve basicamente para consulta, ela deve ser prática, de fácil acesso e útil. Um relatório com 20 páginas detalhadas pode ser menos eficaz do que um relatório de 2 páginas resumidas.

RELATÓRIO BOM É RELATÓRIO FEITO!

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Nunca esqueça que o feito é inimigo do perfeito, portanto, coloque a mão na massa com estas dicas e não tenha medo de errar. Construção de relatórios não é um bicho de sete cabeças, e com atenção e dedicação você certamente trará segurança para sua equipe e irão perceber o valor do seu trabalho.

Dicas Extras!

Atualização de dados: Ao criar o layout do relatório não esqueça de permitir a atualização facilitada destes números, preferencialmente ela deve ser automatizada.

Identidade Visual: Se o relatório é de uso interno, vale apenas colocar o logo da empresa, mas para materiais externos dê uma atenção especial para elementos gráficos que lembram e valorizam sua marca.

Acessibilidade: Um lindo relatório em formato Excel 98 pode trazer uma série de problemas de abertura, de layout e transferência. Procure criar relatórios online, é possível fazer isso até para grupos restritos.

Confiabilidade: Embora seja possível rastrear cada vez mais dados, lembre-se de considerar a margem de erro por inúmeros motivos (duplicatas, erros de cadastro, falhas, integrações antigas, etc.). Revele o grau de assertividade dos números apresentados, mesmo não sendo 100% ele pode manter sua utilidade.

Ferramenta: Não pesquise a melhor ferramenta, isso é perda de tempo. Pesquise até encontrar uma ferramenta que esteja dentro do seu bolso, do seu conhecimento e necessidade. A base de um bom relatório está na confiabilidade dos dados e a disposição deles, não na beleza ou modernização da ferramenta em que é apresentado.

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